【テンプレートあり】面接の日程調整｜企業側がメールを送るときのマナー 選考が進むと、採用担当者は求職者と面接の日程調整をする必要が出てきます。日程調整がスムーズにできない場合、求職者から「対応の悪い企業だなぁ」と思われてしまう可能性があります。 また、面接の日程調整が遅れるほど、他社で先に内定が決まってしまうリスクも高まるので、なるべく円滑に行いたいものですよね。 本記事では、企業側から面接の日程調整メールを送るときのマナーやテンプレート、日程調整でよくある質問への回答などを紹介します。日程調整に便利な無料ツールもあわせて紹介しますので、採用活動にお役立てください。 ▼面接日程調整以外にも、応募受付、内定通知など「27種類」の応募者対応メールテンプレートを以下から無料でダウンロードいただけます。ぜひ貴社の面接にお役立てください。 採用業務の効率化・負担軽減なら、『エン転職』の活用がオススメ 採用業務の効率化・負担軽減をお考えであれば、『 エン転職 』を活用するのがオススメです。『エン転職』は日本最大級となる1200万人以上の会員を保有する、中途採用向け求人サイトです。 『エン転職』の「面接アシスト機能」を活用すると、自動で面接確定メールが送信されるほか、前日にはリマインドメールも自動送信。これにより、忙しい人事・採用担当者の負担を軽減しつつ、面接前の辞退や面接当日のドタキャン辞退を防止します。『エン転職』の詳細、料金を記載した資料は以下よりダウンロードいただけます。 1. 面接の日程調整をメールで行なった方がよい理由 2. 企業側が面接の日程調整メールを送るときのマナー 3. 面接の日程調整メールのテンプレート5選 3.1. オンラインで面接する場合の面接日程調整メールテンプレート 3.2. 来社してもらって面接する場合の面接日程調整メールテンプレート 3.3. 日程が合わなかった場合の面接再調整依頼メールテンプレート 3.4. 面接日程調整の連絡に返信がなかった場合のPUSHメールテンプレート 3.5. 面接前日に送るリマインドメールテンプレート 4. 面接の日程調整に関するよくある質問 4.1. メールが送信できずエラーになるときは？ 4.2. どうしてもお互いのスケジュールが合わないときは？ 4.3. 求職者とのやりとりをスムーズにするには？ 5. 面接の日程調整におすすめの無料ツール 面接の日程調整をメールで行なった方がよい理由 面接の日程調整は、基本的にメールで行なった方がよいといわれています。メールだと重要な内容が文章としてお互いの端末に保存されるので、やり取りの証拠がきちんと残り、「言った／言っていない」というトラブルを防ぎやすくなるからです。 加えて、メールであれば都合の良いタイミングでメッセージの確認・返信ができるメリットもあります。メールをやり取りするなかで、お互いに日時や場所などを文面で何度も確認するので、「うっかり時間や場所を忘れてしまった」というミスも防ぎやすくなるでしょう。 ▼面接日程調整以外にも、応募受付、内定通知など「27種類」の応募者対応メールテンプレートを以下から無料でダウンロードいただけます。ぜひ貴社の面接にお役立てください。 企業側が面接の日程調整メールを送るときのマナー まず、企業側が面接の日程調整メールを送るときのマナーを3つ解説します。面接の日程調整をするにあたり、企業側と同じように求職者側も時間と労力を割いているので、滞りなく調整を進めていきましょう。 企業側で面接の候補日時を3つほど提案する 面接の日程調整は、求職者の予定に配慮しつつ、企業側がリードして進めましょう。まずは企業側で面接の候補日時を3つほど提案し、求職者に都合の良い日を選んでもらうのがスムーズです。候補日時を1日ずつ確認するよりも、メールのやり取りを最低限にできます。 候補日時を決めるときは、面接する人数と、面接以外の業務との兼ね合いを考慮しましょう。1日に複数回面接する場合は、業務が詰まっている日をなるべく避け、時間に余裕をもたせます。面接の終了時間が多少前後しても、あとの予定に影響しないようなスケジュールを組むのが理想的です。 面接日程のメールだとわかりやすい件名にする 求職者は複数の企業と同時に採用関係のやり取りをしている可能性があります。面接日程についてのメールだとパッと見てわかる件名で送り、見逃されないように配慮しましょう。 「●●株式会社 面接日程のご連絡」「●●株式会社 一次面接のご案内」など、送り主と内容がひと目でわかる件名がおすすめです。20文字以内に収めると、より簡潔でわかりやすくなります。 逆に「●●株式会社 ご案内」などのあいまいな件名にすると、面接とは関係ないメールだと思われてスルーされる恐れがあります。㈱などの機種依存文字も正しく表示されない恐れがあるので、使わないように注意しましょう。 面接前日に求職者へリマインドメールを送る リマインドメールとは、相手に予定をきちんと思い出してもらうために送る予定確認メールのことです。求職者に面接を忘れられたり、面接当日にドタキャンされたりするのを防ぐため、前日にリマインドメールを送りましょう。 リマインドメールには面接の日時・場所・持ち物などの情報を盛りこみ、当日スムーズに面接を進められるようにします。リマインドメールのテンプレートも用意していますので、ぜひご活用ください。 面接の日程調整メールのテンプレート5選 ここからは、面接の日程調整メールのテンプレートを5つの目的別に紹介します。 ・オンラインで面接する場合 ・来社してもらって面接する場合 ・日程が合わなかった場合の再調整依頼メール ・日程調整の連絡に返信がなかった場合のPUSHメール ・面接前日に送るリマインドメール いずれも一般的な内容でテンプレートを作成しています。ご自身の会社に合うように、適宜情報を変更してご活用ください。 ▼ご紹介している面接日程調整以外にも、応募受付、内定通知など「27種類」の応募者対応メールテンプレートを以下から無料でダウンロードいただけます。ぜひ貴社の面接にお役立てください。 オンラインで面接する場合の面接日程調整メールテンプレート オンラインで面接する場合の日程提案メールと、日程確定メールのテンプレートです。 オンラインで面接する場合の日程提案メール ●●様 お世話になっております。株式会社●●の●●です。 この度は弊社の求人にご応募いただき、誠にありがとうございました。 いただいた応募書類をもとに選考を行った結果、●●様には、 ぜひ面接に進んでいただきたいと考えております。 なお、面接はweb面接のみご案内しております。 ※当日はオンラインで面接を行なえるツール「●●」を使って接続します。 面接当日は、以下のURLからアクセスしてください。 ●事前に用意したオンライン面接の参加用URL● ※直前のトラブルを防ぐため、面接開始「数分前」には、 上記URLにアクセスしお待ち下さい。 ※通信環境とカメラ付きのPC（もしくはスマートフォン）のご準備をお願いします。 また、周りが静かな場所で実施いただけますと幸いです。 面接当日は相互理解を深められる機会にできればと考えております。 今後どのような働き方をしていきたいのかお聞かせください。 ●●様のご希望を考慮し、日程調整いたしますので、 お手数ですが、ご希望日時をご返答ください。 面接では質問のお時間も確保いたしますので、 気になることがあれば何なりとお聞きくださいませ。 面接のご案内 ※30~60分を予定しています。 候補日時）●月●日 （●） ●:●/●:●/●:● ●月●日 （●） ●:●/●:●/●:● ●月●日 （●） ●:●/●:●/●:● 3つほど候補のお時間をご返信いただければ幸いです。 上記日時が難しい場合は、それ以外のご希望日時も承ります。 下記テンプレートに沿ってお時間の候補をいただけますと幸いです。 ［以下、希望日程返信用フォーマット］ ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ ［第一希望］ ●月 ●日（●）●時 ～ ●時の間 ［第二希望］ ●月 ●日（●）●時 ～ ●時の間 ［第三希望］ ●月 ●日（●）●時 ～ ●時の間 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 何かご不明点等ございましたら、 ご遠慮なくお問い合わせください。 引き続きよろしくお願いいたします。 ――――――――――――――――――――― ●●●●●株式会社 （部署名） （担当者名） 住所：（会社住所） E-mail：●●●●●@●●●.com 携帯番号：●●●-●●●●-●●●● 代表電話：●●●-●●●-●●●● ――――――――――――――――――――― オンラインで面接する場合の日程確定メール ●●様 お世話になっております。株式会社●●の●●です。 面接日程についてのご返信ありがとうございました。 それでは下記日時にて宜しくお願い致します。 面接では●●様自身のことだけではなく、 お任せする仕事についても、お伝えできればと考えております。 また、面接までに下記の準備をお願い致します。 ■面接日時：●月●日（●）●：●～ ※お時間になりましたらURLをクリックしてお待ちください。 ※面接前までに一度URLをクリックし、テストいただけますと幸いです。 それでは、面接にてお話できますことを楽しみにしております。 どうぞよろしくお願いいたします。 何かご不明点等ございましたらご遠慮なくお問い合わせください。 引き続きよろしくお願いいたします。 ――――――――――――――――――――― ●●●●●株式会社 （部署名） （担当者名） 住所：（会社住所） E-mail：●●●●●@●●●.com 携帯番号：●●●-●●●●-●●●● 代表電話：●●●-●●●-●●●● ――――――――――――――――――――― 来社してもらって面接する場合の面接日程調整メールテンプレート 求職者に来社してもらって面接する場合の日程提案メールと、日程確定メールのテンプレートです。 来社してもらって面接する場合の日程提案メール ●●様 お世話になっております。株式会社●●の●●です。 この度は弊社の求人にご応募いただき、誠にありがとうございました。 いただいた応募書類をもとに選考を行った結果、●●様には、 ぜひ次の面接に進んでいただきたいと考えております。 面接は当社へご来社いただいての面接となります。 面接当日は相互理解を深められる機会にできればと考えております。 今後どのような働き方をしていきたいのかお聞かせください。 ●●様のご希望を考慮し、日程調整いたしますので、 お手数ですが、ご希望日時をご返答ください。 面接では質問のお時間も確保いたしますので、 気になることがあれば何なりとお聞きくださいませ。 面接のご案内 ※30~60分を予定しています。 候補日時）●月●日 （●） ●:●/●:●/●:● ●月●日 （●） ●:●/●:●/●:● ●月●日 （●） ●:●/●:●/●:● 3つほど候補のお時間をご返信いただけますと幸いです。 上記日時が難しい場合は、それ以外のご希望日時も承ります。 下記テンプレートに沿ってお時間の候補をいただけますと幸いです。 ［以下、希望日程返信用フォーマット］ ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ ［第一希望］ ●月 ●日（●）●時 ～ ●時の間 ［第二希望］ ●月 ●日（●）●時 ～ ●時の間 ［第三希望］ ●月 ●日（●）●時 ～ ●時の間 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 何かご不明点等ございましたら、 ご遠慮なくお問い合わせください。 引き続きよろしくお願いいたします。 ――――――――――――――――――――― ●●●●●株式会社 （部署名） （担当者名） 住所：（会社住所） E-mail：●●●●●@●●●.com 携帯番号：●●●-●●●●-●●●● 代表電話：●●●-●●●-●●●● ――――――――――――――――――――― 来社してもらって面接する場合の日程確定メール ●●様 お世話になっております。株式会社●●の●●です。 面接日程についてのご返信ありがとうございました。 それでは下記日時にて宜しくお願い致します。 面接では●●様自身のことだけではなく、 お任せする仕事についても、お伝えできればと考えております。 また、面接までに下記の準備をお願い致します。 ■面接日時：●月●日（●）●：●～ 住所： 最寄り駅から徒歩●分程度 到着後、オフィス前の内線電話から●●をお呼びください。

それでは、面接にてお話できますことを楽しみにしております。 どうぞよろしくお願いいたします。 何かご不明点等ございましたらご遠慮なくお問い合わせください。 引き続きよろしくお願いいたします。 ――――――――――――――――――――― ●●●●●株式会社 （部署名） （担当者名） 住所：（会社住所） E-mail：●●●●●@●●●.com 携帯番号：●●●-●●●●-●●●● 代表電話：●●●-●●●-●●●● ――――――――――――――――――――― 日程が合わなかった場合の面接再調整依頼メールテンプレート 企業と求職者のスケジュールが合わなかった場合に使える、再調整依頼メールのテンプレートです。 ●●様 お世話になっております。株式会社●●の●●です。 おまたせして申し訳ありません。 お送りいただいた日程で調整いたしましたが、 面接担当者のスケジュールを確保することができませんでした。 大変申し訳ございません。 以下の日程で再度ご調整可能でしょうか？ 候補日時）●月●日 （●） ●:●/●:●/●:● ●月●日 （●） ●:●/●:●/●:● ●月●日 （●） ●:●/●:●/●:● 3つほど候補のお時間をご返信いただけますと幸いです。 上記日時が難しい場合は、それ以外のご希望日時も承ります。 下記テンプレートに沿ってお時間の候補をいただけますと幸いです。 ［以下、希望日程返信用フォーマット］ ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ ［第一希望］ ●月 ●日（●）●時 ～ ●時の間 ［第二希望］ ●月 ●日（●）●時 ～ ●時の間 ［第三希望］ ●月 ●日（●）●時 ～ ●時の間 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 何かご不明点等ございましたら、ご遠慮なくお問い合わせください。 お手数をおかけして恐縮ですが、何卒宜しくお願い致します。 ――――――――――――――――――――― ●●●●●株式会社 （部署名） （担当者名） 住所：（会社住所） E-mail：●●●●●@●●●.com 携帯番号：●●●-●●●●-●●●● 代表電話：●●●-●●●-●●●● ――――――――――――――――――――― 面接日程調整の連絡に返信がなかった場合のPUSHメールテンプレート 求職者から日程調整の連絡に返信がなかった場合に使える、PUSHメールのテンプレートです。あまりしつこく問い詰めることはせず、返信期限を設けて返答を促しましょう。 お世話になっております。株式会社●●の●●です。 この度は、弊社の求人にご応募いただき、誠にありがとうございます。 先日、面接のご案内をお送りしましたが、その後ご状況はいかがでしょうか。 引き続き選考をご希望される場合は、改めてご希望の日時を 教えていただけますと幸いです。 ●月●日（●）●時までにご連絡をいただけなかった場合には、 ご辞退をされたものとして対応致しますので、 ご確認・ご検討のほどよろしくお願いいたします。 ――――――――――――――――――――― ●●●●●株式会社 （部署名） （担当者名） 住所：（会社住所） E-mail：●●●●●@●●●.com 携帯番号：●●●-●●●●-●●●● 代表電話：●●●-●●●-●●●● ――――――――――――――――――――― 面接前日に送るリマインドメールテンプレート 面接前日に求職者へ送るリマインドメールのテンプレートです。オンライン面接の場合と、来社してもらって面接する場合の文例をそれぞれ紹介します。 オンラインで面接する場合のリマインドメール ●●様 お世話になっております。株式会社●●の●●です。 面接日時が迫って参りましたので、ご連絡致しました。 下記の通り実施致しますので、今一度ご確認ください。 ■面接日時：●月●日（●）●：●～ ■WEB面接のURL：●URL● ※お時間になりましたらURLをクリックしてお待ちください。 ※面接前までに一度URLをクリックし、●●をDLした状態でお待ちください。 それでは、面接にてお話できますことを楽しみにしております。 どうぞよろしくお願いいたします。 ――――――――――――――――――――― ●●●●●株式会社 （部署名） （担当者名） 住所：（会社住所） E-mail：●●●●●@●●●.com 携帯番号：●●●-●●●●-●●●● 代表電話：●●●-●●●-●●●● ――――――――――――――――――――― 来社してもらって面接する場合のリマインドメール ●●様 お世話になっております。株式会社●●の●●です。 面接日時が迫って参りましたので、ご連絡致しました。 下記の通り実施致しますので、今一度ご確認ください。 ■面接日時：●月●日（●）●：●～ 住所： 最寄り駅から徒歩●分程度 到着後、オフィス前の内線電話から●●をお呼びください。 それでは、面接にてお話できますことを楽しみにしております。 どうぞよろしくお願いいたします。 ――――――――――――――――――――― ●●●●●株式会社 （部署名） （担当者名） 住所：（会社住所） E-mail：●●●●●@●●●.com 携帯番号：●●●-●●●●-●●●● 代表電話：●●●-●●●-●●●● ――――――――――――――――――――― もし「面接日程を変更しなければならなくなった」という場合は、以下の記事で対応方法を紹介しています。面接日程の再調整でお困りの場合は、以下の記事をご確認ください。 面接の日程調整に関するよくある質問 面接の日程調整をするときに採用担当者がよく感じる疑問や、起こりがちなトラブルを3つまとめました。日程調整を円滑に進められるよう、対応策を参考にしてみてください。 メールが送信できずエラーになるときは？ 求職者にメールを送る際、入力したメールアドレスに間違いがないにもかかわらず、送信エラーになってしまうことがあります。どうしてもメールが送れない場合は、電話で求職者に連絡をとってみましょう。 もし電話に出てくれたら「面接の日程調整をしたかったが、メールが送れなかった」という旨を伝え、メールアドレスが合っているか確認します。可能であれば、電話で話しながら日程を決めてもよいでしょう。 電話で日程調整した場合は、念のために後日改めて求職者のメールアドレスへ面接日時などをメールし、予定を組んだという証拠を残しておくのがおすすめです。 もし相手が電話に出ず、なおかつ折り返しもない場合は、面接の日程調整がしたい旨を書面で郵送します。その際、候補日時・場所・必要な物・企業の連絡先などをもれなく記載し、選考を進めるにあたって電話かメールで連絡をとりたいことも一緒に伝えるとよいでしょう。 どうしてもお互いのスケジュールが合わないときは？ 企業側と求職者側のスケジュールがどうしても合わず、お互いに悩んでしまうケースは多いものです。とくに求職者側が在職中に転職活動をしている場合や、在学中に就職先を探している場合などに、すり合わせ困難な状況が起きやすくなります。 どうしてもお互いのスケジュールが合わないときは、以下の2点を企業側から打診してみましょう。 ・就業前や就業後など、業務時間外に面接できないか ・対面ではなくオンライン面接にするなど、面接方法や場所を変更できないか 求職者へイレギュラーな打診をするときは、一方的な印象とならないよう「あなたの希望にできる限り柔軟に合わせますよ」という姿勢を見せて調整に臨みましょう。 求職者とのやりとりをスムーズにするには？ 採用担当者が多忙など、メールだけで求職者との日程調整を完結させるのが難しい場合は、ツールを導入するのがおすすめです。 日程調整ツールを使うと、企業と求職者が短時間で円滑にスケジュール情報をやり取りできます。無料ツールと有料ツールがあるので、導入するかどうか迷っている場合は、まず無料のツールを利用してみるとよいでしょう。 面接の日程調整におすすめの無料ツール 最後に、面接の日程調整におすすめの無料ツールを紹介します。ツールを使うメリットは以下の2点です。 ・求職者とのメールでのやり取りを最小限にできる ・複数人との日程調整を簡単に行える 日程調整ツールを導入すると、ダブルブッキングなどのトラブルを防ぎやすくなり、採用担当者の負担を軽減させられるでしょう。 Microsoft Bookings Microsoft Bookings は、WordやExcelなどのOfficeソフトを提供しているMicrosoft のスケジュール管理ツール。自社がMicrosoft 365のプランに加入していれば、すぐに使い始められます。 Microsoft Bookingsは「Microsoft 365を利用している方」「Outlookをスケジュール管理で使っている方」におすすめです。小規模なビジネス向けに予約受付と予約管理が可能で、この予約受付機能を面接の日程調整に活用できます。 Microsoft Bookingsのメリット ① 面接官ごとの空き状況を設定できる ② 面接可能時間帯と面接予約状況をリアルタイムで更新できる ③ 共通のURLを送るだけで一括管理できるので、 求職者1人ひとりのスケジュールを確認しなくて済む TimeRex（タイムレックス） は、ミクステンド株式会社が提供する日程調整自動化ツールです。ビジネスシーンの日程調整に向いており、基本機能は無料で使えます。 TimeRexはGoogleカレンダーとリアルタイムで連携できるので、普段からGoogleカレンダーでスケジュール管理をしている方におすすめです。 採用担当者がログインして専用URLを作成すると、アカウントの設定と空いている日時にもとづいて、面接候補日を自動的にリストアップしてくれます。求職者は候補日から希望する日時を選択するだけでOKです。 ① 面接可能時間帯と面接予約状況をリアルタイムで更新できる ② 共通のURLを送るだけで一括管理できるので、 応募者1人ひとりのスケジュールを確認しなくて済む ※無料版は登録できる面接官の予定が1人分のみ 面接の日程調整は「言った／言わなかった」のトラブルを防ぐためにも、お互いの端末に証拠が残るメールで行いましょう。日程調整をする際は、以下のマナー、ポイントを意識して候補者とやりとりを行いましょう。 ▼面接の日程調整メールを送る時のマナー 企業側が候補日時を3つほど提案する 面接日程のメールだとわかる件名にする 面接前日にリマインドメールを送る ▼面接日程の調整をスムーズにすすめるためのポイント 候補者とスケジュールがあわない場合は、オンライン面接の活用や、就業前や就業後など、業務時間外の面接も検討する 上記のポイントを意識してスケジュール調整を円滑に実施し、求職者から「対応の良い企業だった」と感じてもらえるよう工夫しましょう。 採用業務の効率化・負担軽減をお考えであれば、『 エン転職 』を活用するのがオススメです。『エン転職』は日本最大級となる1200万人以上の会員を保有する、中途採用向け求人サイトです。 『エン転職』では、採用担当者の業務負担を軽減できる「面接アシスト機能」をすべてのプランに標準搭載しています。 管理画面から面接日時・面接場所を登録すると、自動で面接確定メールが送信されるほか、前日にはリマインドメールも自動送信。これにより、忙しい人事・採用担当者の負担を軽減しつつ、面接前の辞退や面接当日のドタキャン辞退を防止します。 採用でお悩みの際は、以下のエン転職お問い合わせ窓口よりお気軽にご相談ください。 ▼エン転職の料金表・特徴をまとめたパンフレットは以下からダウンロードいただけます。 他にもエン転職には採用を成功に導く様々な特徴があります。エン転職の料金表・パンフレットのダウンロード、サービスの詳細確認はこちらから行なえますので合わせてご覧ください。 ▼エン転職のサービス紹介サイト ▼面接日程調整以外にも、応募受付、内定通知など「27種類」の応募者対応メールテンプレートを以下から無料でダウンロードいただけます。ぜひ貴社の面接にお役立てください。 内定辞退者への返信方法とメール文例をケース別に紹介 面接の日程調整に便利な無料ツール5選！選び方のポイントも解説 このサイトは法人向けです。個人のお客様は こちら Copyright © en Inc. 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