【企業側】面接の日程調整・案内・リマインドメール例文6通｜毎回悩まない型 執筆・監修： 大塚貴行 （中小企業診断士／ワークスデザイン株式会社 代表取締役）｜更新日：2026年8月23日 面接の日程調整メールを、毎回ゼロから書き直していませんか。前に送った1通を探し出して、名前と日付を直して、念のため全文を読み返す。 この記事は、応募者へメールを送る企業側のためのものです （応募者として返信する側の書き方は扱っていません）。 先に結論を書きます。日程調整と面接案内のメールで消えている時間は、文面を工夫しても減りません。減るのは、 「候補日をこちらから出すか、相手に出してもらうか」を、毎回考えずに済む自社の決めごと（既定）にしたとき です。決まっていれば、あとは日時と場所を差し替えるだけで送れます。 この記事では、日程調整メールに何を書くか、面接案内メールには何を書くか、返信が来ないときは何を送るか、前日のリマインドに何を書くかの4つを、そのまま使える例文6通つきで整理します。求人票のコピー設計では、文面を「うまいかどうか」ではなく「読んだ人が動けるかどうか」で見ます。その基準を、そのままメールにも当てはめています。 必要な文面が決まっている方は、ここから直接飛べます—— ①候補日を出す ／ ②希望日を聞く ／ ③対面の案内 ／ ④オンラインの案内 ／ ⑤返信が来ないときの1通 ／ ⑥前日リマインド 。 面接の日程調整メールの基本構成と例文2通（企業側から送る場合） 面接の日程調整メールとは、応募者に面接の候補日を伝えるか、希望日を尋ねて、面接の日時を決めるためのメールです。 スカウトメールへの返信や、応募フォームからの応募が届く。その次にやることが、この日程調整です。書く内容自体は毎回ほとんど同じで、 変わるのは日時と名前だけ 。それでも時間がかかるのは、文章を書いているからではありません。送るたびに「候補日はこちらから出すべきか、相手に聞くべきか」を決め直しているからです。返信をもらう手前の1通から見直したい方は、 スカウトメールの例文 の記事もあわせてご覧ください。 求人票という短い文章で読み手の反応を見てきた立場から言うと、書き手がまずやるのは相手の手を止めることで、文章に凝る意味があるのはそこです。ただ、日程調整メールを開く人は、すでに応募を済ませています。 止める仕事は終わっているので、この1通に必要なのは、読んだ人がそのまま動ける形になっていることだけです。 2つの型のどちらを使うか——基準は「面接官の枠を先に押さえられるか」 日程調整のメールには2つの型があります。候補日をこちらから提示する型と、応募者に希望日を出してもらう型です。どちらが正解という話ではありません。選ぶ基準は1つです。 その1通で日程が決まりきるか。それを決めるのは、面接官の枠を先に押さえられるかどうかです。 こちらから候補日を出す型は、面接官の予定を先に押さえられるときに向きます。応募者は選ぶだけなので、そのまま返信1回で確定できます。ただし、提示した枠が外れると往復は2回に増えます。ここが分かれ目です。 中小企業では、面接官が社長や現場の責任者ということがあります。その人の予定を採用担当が自分の判断で押さえられないなら、こちらから枠を出しても外れる可能性が上がります。面接官の空き確認そのものに往復が必要な状況では、 先に応募者の希望を聞いたほうが 、外れる候補を出さずに済みます。 そして、ここからが本題です。この判断を、応募者ごとにやらない。決めるのは一度だけです。「基本はこちらから候補日を提示する。面接官の予定を先に押さえられないときと、応募者が在職中のときだけ希望を聞く」。このくらいの粒度で構いません。決めておけば、 1通ごとに考える工程そのものが消えます。 件名は、用件と日付が一目で分かる形にする 件名に持たせる役割は、応募者の受信箱にも自分の送信済みフォルダにも、 あとから探せる形で残ること です。「面接日程のご案内／●●株式会社」のように用件と社名を入れ、日程が確定したら「【確定】◯月◯日（◯）面接のご案内／●●株式会社」と日付を足す。複数名を並行して進めているとき、取り違えを防ぐ手がかりになるのが、この1行です。 この記事に載せている文例は、このあとの例文も、後半のBefore／Afterも、すべて 架空の記入例 です。実在の企業・応募者のものではありません。●●は自社の情報、▲▲は応募者のお名前、□□は採用担当者名、◯は日時・所要時間・電話番号などの数字に置き換えてお使いください。Web会議ツール名は〈 〉で示しています。ダウンロードも登録も不要です。 例文①：日程調整メールで候補日をこちらから提示する場合 件名：面接日程のご案内／●●株式会社 このたびは●●株式会社の採用選考にご応募いただき、ありがとうございます。 ご提出いただいた書類を拝見し、ぜひ一度お会いしてお話をうかがいたく、面接のご案内をお送りいたします。 下記の候補から、ご都合のよい日時を1つお選びのうえ、本メールにご返信ください。 1．◯月◯日（◯）10:00〜 2．◯月◯日（◯）14:00〜 3．◯月◯日（◯）16:00〜 所要時間は約◯分を予定しております。 いずれもご都合が合わない場合は、ご希望の曜日・時間帯をお知らせいただければ、あらためて候補をお送りいたします。 お手数ですが、◯月◯日（◯）までにご返信いただけますと幸いです。 ―――――― ●●株式会社 採用担当 □□ （電話／メールアドレス） 例文②：日程調整メールで応募者に希望日を出してもらう場合 宛名・お礼と署名は①と同じで構いません。変わるのは件名と、日程の聞き方の部分だけです。希望を聞くときは、 答えられる範囲をこちらで区切る のがコツです。「ご都合のよい日をお知らせください」とだけ書くと、応募者はどこまで先の日付を挙げてよいか分からず、返信が止まってしまうことがあります。挙げてもらう数は自社で決めて構いません。例文では3つにしています。 件名：面接日程のご相談／●●株式会社 このたびは●●株式会社の採用選考にご応募いただき、ありがとうございます。 ご提出いただいた書類を拝見し、ぜひ一度お会いしてお話をうかがいたく、面接の日程についてご相談させてください。 下記の範囲で、ご都合のよい日時を第3希望までお知らせください。 ・対象期間：◯月◯日（◯）〜◯月◯日（◯）の平日 ・時間帯：◯:◯〜◯:◯の間（所要時間は約◯分です） 在職中などで日中のご調整が難しい場合は、その旨をお知らせください。時間帯を含めてあらためてご相談いたします。 お手数ですが、◯月◯日（◯）までに本メールへご返信いただけますと幸いです。 いただいた候補をもとに、◯営業日以内に確定のご連絡をお送りいたします。 ―――――― ●●株式会社 採用担当 □□ （電話／メールアドレス） どちらの型でも、最後に 「いつまでに・どうやって返信するか」 が入っているかを確認してください。ここが抜けていると、読んだ人はその場で動けません。求人票の原稿を見るときも、最後に確かめるのはここです。あわせて、宛先は1人ずつにしてください。複数の応募者を宛先欄に並べると、誰が応募しているかが応募者どうしに見えます。送信直前に見る項目は 不採用通知メールの例文 の記事で5つに整理しています。 候補日を出す型は、予約ページのURLに置き換えられる ここまでは手で書く前提の話でした。1つ目の型——こちらから候補日を提示する型には、自動化した形があります。予約ページを作るサービス（TimeRexなど）を使い、 候補日を手で並べる代わりに、予約ページのURLを1行貼る やり方です。応募者は空いている枠から自分で選んで確定します。候補が合わなかったときに、こちらが並べ直して送り直す往復がなくなります。 選ぶ基準は変わりません。 面接官の枠を先に押さえられるかどうか です。この型は、押さえた枠をこちらが書き写す代わりに、そのまま応募者に見せているだけだからです。逆に、表示される枠が面接官の実際の予定とずれていると、押さえていない枠を見せてしまいます。1つ目の型で「提示した枠が外れる」のと同じ失敗ですが、自動で出ているぶん気づきにくくなります。 もう1つ、 URLだけを送って終わりにしないでください。 何の選考か、所要時間はどのくらいか、オンラインか対面か。これまでの型と同じように、本文に書きます。予約ページはこちらの手間を減らす仕組みであって、応募者が知りたいことを減らす理由にはなりません。 下記のページから、ご都合のよい日時をお選びください。 ▼面接日程のご予約 https://…… 所要時間は約◯分、◯◯（オンライン／対面）での実施を予定しております。 表示されている日時でご都合が合わない場合は、本メールにご返信ください。あらためて候補をご相談いたします。 → そもそも面接まで来てもらえる応募が集まらない、という手前の話はこちらからご相談いただけます この記事はメールの型までを扱っています。応募そのものが集まらない場合は、直す場所がメールの外にあるため、フォームでお受けしています。いまどんな状態かを2〜3行書いていただくだけで構いません。 面接案内メールの基本構成と例文（対面・オンライン） 面接案内メールとは、確定した面接の日時・場所（オンラインの場合は接続方法）を応募者に伝える、確認用のメールです。 日程が決まったら、確定の案内を送ります。ここで起きやすいのは書き漏らしではなく、 盛りすぎ のほうです。親切のつもりで情報を足すほど、肝心の日時と場所が本文の真ん中に沈みます。 順番を決めておけば、足しても沈みません。基準は「受け取った人が次に何をするか」です。応募者が案内メールを受けてやることは、突き詰めると2つしかありません。決まった日時にその場所へ行く（オンラインならURLから入る）ことと、行けなくなったときに連絡することです。だから、並べる順番は次の3ブロックで固定します。 先頭：日時と場所 （オンラインなら接続方法とURL）——応募者が開いた瞬間に確かめるのはここです。所要時間も、日時のすぐ隣に添えておきます 中盤：持ち物・服装 ——当日までに準備してもらうことです 末尾：当日の緊急連絡先 ——行けなくなったとき・つながらないときに使う情報です 例文③：対面で実施する場合の面接案内メール 件名：【確定】◯月◯日（◯）面接のご案内／●●株式会社 ご返信ありがとうございます。下記のとおり面接日程が確定しましたので、ご案内いたします。 ■日時 ◯月◯日（◯）14:00〜（所要時間 約◯分） ■場所 ●●株式会社 本社 ◯◯県◯◯市◯◯1-2-3 ◯◯ビル5階 （◯◯線 ◯◯駅 ◯番出口より徒歩◯分） ■受付 5階の受付にて、面接で来訪した旨とお名前をお伝えください ■持ち物 履歴書（郵送済みの方は不要です）／筆記用具 ■服装 指定はございません 当日、道に迷われた場合や到着が遅れる場合は、下記までご連絡ください。 ◯◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯（採用担当 □□／当日連絡先） お会いできるのを楽しみにしております。 ―――――― ●●株式会社 採用担当 □□ （電話／メールアドレス） 例文④：オンラインで実施する場合の面接案内メール 件名：【確定】◯月◯日（◯）オンライン面接のご案内／●●株式会社 ご返信ありがとうございます。下記のとおりオンライン面接の日程が確定しましたので、ご案内いたします。 ■日時 ◯月◯日（◯）14:00〜（所要時間 約◯分） ■方法 オンライン（〈Web会議ツールの正式名称〉を使用します。事前のインストールは不要です） ■URL https://…… 開始5分前を目安に、上記URLよりご入室ください。待機画面が表示された場合は、そのままお待ちください ■表示名 入室時の表示名を、お名前（フルネーム）にご設定ください ■ご準備 履歴書をお手元にご用意いただくと、お話がスムーズです 接続がうまくいかない場合は、下記までご連絡ください。お電話に切り替えて実施することも可能です。 ◯◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯（採用担当 □□／当日連絡先）

当日お話しできるのを楽しみにしております。 ―――――― ●●株式会社 採用担当 □□ （電話／メールアドレス） オンライン面接のURLは、いつ送るか オンラインの場合、案内に入れる情報が対面より1組増えます。 接続に必要なもの です。URL、入室方法、つながらないときの連絡先。オンラインと対面を選べる形にしている会社もあります。その場合は、どちらで実施するかを確定メールの件名と本文の両方に書いておきます。 迷うとしたら、URLをいつ送るかです。判断は単純にできます。 確定の時点でURLを発行できるなら、確定メールに入れてしまう。 応募者が当日に開くメールが1通で済みます。仕組み上どうしても直前にしか発行できないなら、 「URLは前日までに別途お送りします」の1行を、確定メールに入れておきます。 予告がないと、応募者は「URLが届かない」と不安になります。その問い合わせに答える手間は、こちらに戻ってきます。 別送する場合は、件名を確定メールと同じ系列にしておくと探しやすくなります。Web会議ツールの名前は、社内での略称ではなく 正式名称 で書いてください。応募者が使ったことのないツールの可能性があります。インストールが必要かどうかも使うツールで変わるので、例文の一行は自社の環境で確かめてから書き換えてください。 日程が決まらない・返信が来ないとき、企業側から何を送るか 型どおりに送っても、返ってこないことはあります。やることは2つです。 候補日を出し直す前に、応募者が動かせる範囲を先に聞くこと。返信が止まったら、押さえている枠をいつまで空けておくかを伝えること。 どちらも、こちらから出す情報を増やす話ではなく、相手が返信できる形に整える話です。日程が決まったあとに連絡もなく来なかった場合は、送るものが変わります。当日と翌日に何を送るか、いつまで待つかは サイレント辞退のときに企業側がやること で扱っています。 提示した候補日が、応募者に全部合わないとき 候補日を出し直す前に、 動かせる範囲を先に聞きます。 「◯月中の平日で、午前と午後のどちらが調整しやすいか」「何週先まで可能か」。範囲が分かってから候補を出せば、1回で決まる確率が上がります。 それでも合わないなら、オンラインへの切り替えを提案します。理由はシンプルで、移動の時間がなくなるぶん 提示できる枠が増える からです。遠方の方や在職中の方は、平日の日中に来社できる日そのものが限られることがあります。一次面接だけはオンラインでも可、と先に決めておけば、その場で判断せずに提案できます。 返信が来ないとき、次の1通に何を書くか 返信が止まったとき、催促と受け取られるのが怖くて手が止まる。ただ、待っているあいだも枠は埋まりません。 まだ辞退と決めつけたくない段階で送る1通 に入れるものは決まっています。 前のメールの再掲 ——まず疑うのは、届いていない、あるいは他のメールに埋もれている可能性のほうです。「ご確認いただけましたでしょうか」だけの1通は、相手の手元に情報を戻しません 押さえている枠を、いつまで空けておくか ——「◯月◯日（◯）までにご返信がない場合は、いったん枠のお預かりを終了いたします。その後でもご都合がつくようでしたら、あらためてご連絡ください」。再開の余地を残した書き方にします 返信の手間を下げる一文 ——「候補の番号だけ、ご返信いただければ結構です」 この3つを1通にまとめると、次の形になります。催促の言葉は1つも入っていません。なお、1通目に返信期限を書いている場合、再送の時点ではその日も候補日も過ぎていることがあります。日付はそのまま使わず、入れ替えてから送ってください。 件名：【再送】面接日程のご案内／●●株式会社 先日、面接日程のご案内をお送りいたしました。行き違いでしたら失礼いたします。 念のため、候補の日時をあらためてお送りします。 1．◯月◯日（◯）10:00〜 2．◯月◯日（◯）14:00〜 3．◯月◯日（◯）16:00〜 候補の番号だけ、ご返信いただければ結構です。 ◯月◯日（◯）までにご返信がない場合は、いったん枠のお預かりを終了いたします。その後でもご都合がつくようでしたら、あらためてご連絡ください。 ―――――― ●●株式会社 採用担当 □□ （電話／メールアドレス） 送るタイミングは、日数そのものより 「応募者がまだ予定を動かせる余地が残っているか」 で決めます。当日が近づくほど、返信をもらっても調整できる幅は狭くなります。何通目まで送るかも先に決めておく。決めていないと、応募者ごとに考え直すことになります。 面接のリマインドメール例文（前日）——送るなら、中身は再掲だけでいい 面接のリマインドメールは、送るなら中身は再掲だけで構いません。日時・場所（オンラインならURL）・当日連絡先。ここに新しい情報を足すと、どちらの案内が正しいのか分からなくなります。判断の材料は「確定してから当日までに、どれくらい間が空くか」です。間が空くほど予定は動きやすく、思い出してもらう1通の役割が大きくなります。応募者ごとに考えず、自社の運用として決めておくほうが早く回ります。そのまま使える形にすると、次のようになります。 件名：【リマインド】明日◯月◯日（◯）14:00〜 面接のご案内｜株式会社◯◯ 株式会社◯◯ 採用担当の◯◯です。 明日の面接について、ご案内した内容を再掲いたします。 ・日時：◯月◯日（◯）14:00〜（所要時間：約◯分） ・場所：弊社◯◯オフィス（住所・アクセスは前回のメールをご確認ください） ・当日の連絡先：0◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯（担当：◯◯） ご不明な点がございましたら、このメールへの返信でお知らせください。 明日お会いできることを楽しみにしております。 ※例文は作成例です。オンライン面接の場合は「場所」を参加URLに差し替えてください。 面接の日程調整・案内メールのよくある質問 面接の案内メールは何日前に送ればよいですか？ 面接の案内メールを送るタイミングは、「応募者がまだ予定を動かせるか」で決めます。当日に近いほど、案内を受け取っても仕事や学業の予定を組み替える余地は小さくなります。変更や辞退の連絡につながることもあります。日数の正解を探すより、自社で「面接日の◯営業日前までに案内が届くようにする」と決めてしまうほうが実務は早くなります。 面接のリマインドメールは送るべきですか？ 判断の基準と、前日に送る場合の文面は 面接のリマインドメール例文（前日） にまとめています。応募者ごとに考えず、自社の運用として決めておくと迷いません。 候補日はいくつ提示すればよいですか？ 面接の候補日の数は、「こちらから送る1通で日程が決まりきるか」から逆算して決めます。面接官の枠を先に押さえられているなら、押さえられた枠をそのまま出せば足ります。押さえられていないのに数だけ増やすと、外れたときに謝る手間が増えます。毎回数え直すより、「基本は◯個出す」と先に置いてしまう。合わなかったときは希望を聞く型に切り替える。この2段構えにしておくと迷いません。 日程調整は電話とメールのどちらがよいですか？ 面接の日程調整を企業側から進めるときは、どちらか一方に決めるのではなく、メールで記録が残る形を基本にして、電話を補助に使うのが現実的です。電話には、メールが埋もれている相手に気づいてもらえるという利点があります。電話で話がまとまった場合も、日時・場所・当日連絡先をその日のうちにメールで送っておいてください。口頭だけで決まった日程は、相手の記憶とこちらのメモが食い違ったときに確かめる手段が残りません。 AIに下書きさせて、もっと早く送る 型ができたら、その型を組み立てる作業自体はAIに任せられます。ただし、渡すものは先に決めます。 AIに渡すのは項目名だけ ——「候補日／所要時間／場所／持ち物／当日連絡先」のような欄の名前です。氏名・日時・面接URLといった中身は、返ってきたひな型に自分で埋めます。応募者の氏名や連絡先を貼り付けて1通ずつ下書きさせる使い方は、しません。他人の個人情報を外部のサービスに預ける形になるうえ、1通ずつ頼む手間がかかり、結局時間の節約になりません。 頼むタイミングは、採用管理表のステータスを「面接調整中」に更新したときが分かりやすい。まずは 更新をきっかけに、自分でAIにひな型を頼む という順番です。ひな型は一度作れば使い回せるので、頼むのも最初の1回で済みます。ここから一歩進めて、ステータスを変えたら下書きがGmailに自動でできる仕組みまで組むこともできます。コピペで使えるスクリプトと設定手順は GASとGeminiを連携して、スプレッドシートのステータス変更でGmailに下書きを自動作成｜採用の結果連絡で作る に載せています。文面を固定したまま動かす版は Gmail下書き自動作成（固定文面版） 、応募が届いた時点の受付メールを自動で返す仕組みは Googleフォームの自動返信 です。 注意点が1つ。AIは、渡していない情報を空欄のまま残さず、それらしい形で埋めてきます。日時やURLを作られたまま送ってしまうと、そのまま事故になります。 渡すものを決めてからつなぐ という線引きは、 採用管理表とAIを安全につなぐ、4つの注意点 に整理しています。 日程調整と面接案内のメールで、企業側が決めるのは文面ではなく手順です。 候補日をこちらから出すか、相手に出してもらうか。案内に書く情報をどの順で並べるか。返信が来ないとき、押さえた枠をいつまで空けておくか。 この3つを自社の既定として一度決めてしまえば、あとは日時と場所を差し替えるだけで送れます。 毎回ゼロから書き直していたのは、雑にやりたくなかったからだと思います。型を作るというのは、その丁寧さを1回分に集約する作業です。次の応募者からは、開くのが前のメールではなく型のほうになります。 面接の当日に何を見るかを先に決めておくなら 面接評価シートの項目 、内定を出す段になったら 内定通知書のテンプレート に、それぞれ型をまとめています。 → 型は決まったのに、選考が途中で止まってしまう。そのときはこちらからご相談ください どこで止まっているのかの切り分けや、募集の入口で見せている情報との一貫性についてのご相談を承っています。いまお使いのメール文面と、選考のどの段階で止まっているかが分かると、話が早く進みます。 採用戦略は、3つ決めて紙1枚に書くだけ｜立て方と記入例 GASとGeminiを連携して、スプレッドシートのステータス変更でGmailに下書きを自動作成｜採用の結果連絡で作る 読んだら、自社の求人票で試してください 社名の入力は不要です。入力内容は診断のみに使用し、10日以内に自動削除されます。 ワークスデザイン代表取締役。採用コンサルタント／データサイエンティスト。大手SIerであるBIPROGY株式会社（旧・日本ユニシス株式会社）、日鉄ソリューションズ株式会社の人事部で採用広報を経験した後に、2022年にワークスデザインを設立。採用マーケティングを中心に、中小企業の新卒採用支援を行う。東京都中小企業振興公社の人的資本経営コーディネータも務める。約3.2万社の新卒採用ページを分析したデータベースをもとに、求人票の見せ方を無料判定する「求人の見せ方診断」を開発・運営。支援先では月間エントリー27件→152件（約5.6倍）、採用人数1名→26名などの実績。中小企業診断士／MBA。 また来なかった、で終わらせない｜サイレント辞退のときに企業側がやること 2026年9月9日 面接で聞いてはいけない質問一覧｜「本当に知りたいこと」は言い換えれば聞ける 2026年9月9日 採用戦略のフレームワークが多すぎて選べない｜1つずつ記入例と使いみちで解説 2026年9月6日 採用ペルソナの作り方｜経営計画から逆引きする手順 2026年9月2日 Gmail下書き自動作成｜固定文面3つ・5ステップの作り方 2026年8月28日 構造化面接は、質問を会う前に決めるだけでいい｜面接官1〜2人の会社の始め方 2026年8月24日 内定式の案内メールと式次第——60分の最小形と文例 2026年8月24日 内定承諾書のテンプレート｜縛らず、意思を確認する1枚に 2026年8月18日